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Ferramentas de gerenciamento para saneamento

O setor de saneamento, assim como em muitos segmentos, se modernizou ao longo dos anos.

Encontrou-se a necessidade de evoluir e buscar uma gestão mais integrada e automatizada. Além disso, as elevadas perdas de água e a necessidade de universalizar o acesso ao saneamento básico no Brasil têm feito as empresas investirem cada vez mais em seus sistemas de gerenciamento.

Um software de gestão pode ter diversas aplicações dentro de uma empresa. Geralmente, os softwares são utilizados para controle de estoque, contabilidade, gestão de pessoas, etc. Os softwares podem reduzir o tempo de transação e pesquisa de dados em um processo comercial, acelerando as tomadas de decisão do negócio.

As empresas prestadoras dos serviços de saneamento básico, sejam elas públicas, privadas ou de economia mista, têm apostado nas novas tecnologias e buscado sistemas para melhorar sua gestão e atingir seus objetivos nas localidades que operam.

Existem algumas ferramentas que são essenciais para o controle da gestão em uma empresa. A seguir apresentaremos algumas funções de um sistema comercial para o gerenciamento nas empresas de saneamento básico.

Principais módulos de um sistema comercial para saneamento

  •  Clientes e Atendimento ao público

Ter um banco de dados dos clientes é fundamental para o gerenciamento. Alguns bancos permitem cadastrar e ordenar os clientes através de uma padronização. Assim, é possível identificar clientes, ligações de água e esgoto, contratos, ramais e redes.

Também é importante que o banco de dados permita o cadastramento de ligações para medição individualizada, medição de fontes alternativas, extensões de redes, dentre outras formas de medição e recadastramentos. Além disso, hoje em dia, já existem também módulos de georreferenciamento que possibilitam cadastrar informações geográficas como latitude e longitude.

Dessa forma, com variadas opções de cadastramento, o atendimento ao público é facilitado. Um sistema de gestão permite a emissão e a consulta de qualquer solicitação de serviços e a possibilidade de anexar documentos. Ou seja, é possível consultar diversos dados relevantes dos clientes como cadastros, consumos, ordens de serviços, cortes, religação, etc.

Da mesma maneira, o software é capaz de emitir vários documentos sem a necessidade de um trabalho manual. Um módulo importante atualmente é a alteração da titularidade do imóvel e débitos, já que em diversos estados e municípios estão tornando a titularidade uma lei.

Um sistema assim, com diversas possibilidades de integração, é capaz de padronizar o atendimento aos clientes tornando-o mais eficaz e reduzindo a quantidade de erros, e consequentemente, reduzindo a insatisfação do cliente.

  • Consumo

Um sistema gerencial é capaz de permitir personalizações nos cadastros de hidrômetros. Por exemplo: marca, modelo, capacidade, diâmetro, local de instalação, selo, etc. Além disso, pode-se gerar relatórios de histograma de consumo, hidrômetros substituídos por período, verificações e aferições de hidrômetro, dentre muitas outras possibilidades.

Todas essas informações permitem gerenciar todo o parque de hidrômetros, cadastrar e dar manutenção conforme a necessidade, gerenciar projetos, verificar vida útil do parque, aferições e também cadastrar setores de abastecimento e esgotamento para cruzamento de informações sobre consumo faturado. Isso evita a despadronização do parque de hidrômetros e um maior controle das instalações.

  • Faturamento

O sistema de gestão também é capaz de facilitar o faturamento e a arrecadação da empresa. Os módulos de faturamento podem armazenar diversos tipos de tarifas, exceções, cronogramas, programação de rotas, datas de vencimento, impressão e relatórios.

Uma empresa de saneamento pode ter diversas modalidades de tarifas, dependendo de sua área de atuação, e também algumas exceções, como clientes com direito à tarifa social ou grandes consumidores. Dessa forma, o sistema pode facilitar a diversificação das contas, já cadastradas no banco de dados dos clientes, e faturar corretamente de acordo com os contratos.

Uma ferramenta bastante importante e que está sendo amplamente utilizada pelas empresas de saneamento básico é a leitura e impressão simultânea (LIS). A LIS é um processo informatizado em que o cliente já recebe sua conta no momento da leitura. O leiturista deve apenas digitar as informações em uma coletora de dados e automaticamente, via bluetooth, a conta é impressa em uma mini impressora e entregue ao consumidor. Esse tipo de leitura gera mais confiabilidade e também reduz custos de entrega para a empresa.

Este sistema de faturamento evita a emissão de contas com valores errados ou que sejam entregues antes de passarem pela área comercial da empresa. Evita também que as ocorrências apontadas pelos leituristas se percam no dia a dia da concessionária e através dos relatórios, podem ser atualizadas no sistema conforme a execução.

  • Arrecadação

Os sistemas de arrecadação permitem total gerenciamento dos pagamentos realizados pelo cliente. Assim, automatiza os processos de pagamentos programados, tais como contas em débito automático, e envio de arquivos de pagamento para a concessionária a cada poucos minutos. Com isso, evita-se processamentos indevidos e intervenções manuais de lotes de pagamentos ou de contas, evita o processamento errôneo de arquivos enviados pelas conveniadas e também, que não sejam tomadas ações de cobrança para débitos automáticos não efetuados. E se você pudesse fazer todo o processo de arrecadação em 15 minutos?

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  • Cobrança

A cobrança é outro módulo de grande importância.  Através dele, é possível emitir avisos de débitos ao cliente, simultaneamente à leitura ou posteriormente, em diversos formatos (txt, pdf, etc). Com isso, evita que sejam emitidos avisos de cortes indevidos ao cliente, respeitando a legislação em vigor.

Um sistema integrado de cobrança permite à concessionária total gerenciamento de avisos e execuções de cortes. A empresa pode estabelecer critérios de restrição de avisos, gerar ordens de serviços para vistoria de cortes, incluir débitos para negativação de clientes no SPC/Serasa e também, consultar a recuperação das receitas atingidas com as ações de envio de avisos de débitos e cortes. Assim, a empresa possui visibilidade dos resultados de suas ações de cobrança.

Uma forma de cobrança que está sendo muito utilizada ultimamente é o envio de avisos via e-mail e SMS com possibilidade de diversos filtros.

  • Serviços

Alguns módulos no sistema de gerenciamento podem permitir algumas personalizações para controle dos serviços executados. Por exemplo, é possível cadastrar fluxos de serviços, veículos, equipamentos, equipes e utilização de materiais, programando as ordens de serviço e separá-las tais como: simples, terceirizada, equipe própria, etc.

Essa opção permite a padronização das ordens de serviços, os tempos gastos na execução, evitando retrabalhos e melhor condução de equipes e recursos da concessionária.

Alguns softwares de gestão, além de permitir tal acompanhamento online da realização dos serviços, permite informar, por SMS ou e-mail, os clientes ou responsáveis internos os serviços executados.

Todas as decisões podem ser tornar relatórios para controle de jornadas, serviços realizados, utilização de materiais da empresa, dentre muitas possibilidades.

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  • Contabilidade e Jurídico

Este são dois setores muito importantes para o bom funcionamento de uma empresa. Nas prestadoras de serviços de saneamento básico é fundamental agir de acordo com a legislação.

O sistema comercial jurídico evita que ações proibidas por lei ocorram como por exemplo: corte, cobrança ou faturamento indevido. Essa medida ajuda a evitar processos jurídicos mais facilmente. Além disso, também há a possibilidade de consultar e acompanhar processos em todas as suas fases e movimentá-los através de anexos de documentos.

Já o sistema contábil permite a contabilização de todos os eventos comerciais do sistema ao longo dos meses, permitindo a análise de faturamentos, arrecadações e relatórios analíticos como o SPED.

Além disso, é possível gerar dados para integração com outros softwares como ERP e sistemas fiscais.

Todos os relatórios gerados pelo sistema de gerenciamento são capazes de produzir dados para alimentar indicadores de desempenho. Esses indicadores podem mensurar a distância que a empresa se encontra de atingir seus objetivos e metas.

É perceptível que os sistemas de gestão vieram para integrar e automatizar diversos processos das concessionárias de saneamento, de forma a aumentar a produtividade e reduzir custos.

E se você pudesse contar com todos esses módulos de gestão comercial em um ambiente totalmente web? Quais consequências positivas trariam à sua empresa?

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