A tecnologia já dominou todos os setores do mercado deixando um ambiente altamente competitivo e as informações velozes.
E mesmo com todo o avanço tecnológico dos últimos anos, muitas empresas ainda utilizam diversos softwares para realizar suas operações do dia a dia.
É comum ver organizações utilizando diversos programas exclusivos para cada função: contas a pagar, impostos, emissão de nota fiscal, controle de vendas, controle de produção, dentre muitas operações.
E qual o problema disso tudo? No setor de saneamento, acaba-se perdendo eficiência nas operações, pois acaba gerando uma dificuldade na comunicação entre os softwares e correndo o risco de perder informações pelo caminho. Um outro ponto é que uma licença para cada programa e os custos de manutenção de cada sistema acaba custando caro. No final, acaba-se desperdiçando tempo e dinheiro.
A integração do sistema objetiva integrar todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema, sem perdas de informação durante a mudança. Diversas organizações oferecem programas que integram aquilo que faz mais sentido para a sua companhia, gerando um software que mais atende às suas necessidades.
Importância da integração do sistema
Ao se optar por um sistema integrado, tem-se um controle de ponta a ponta das informações da empresa, o que gera uma redução de custos com diversos softwares e uma comunicação interna mais eficiente.
Um sistema integrado possibilita a automação na empresa, informatizando processos e aumentando a segurança das operações. Ganha-se agilidade, pois reduz o tempo ocupado por digitação de relatórios, impressões e retrabalhos devido à perda de informações.
Além disso, todas essas informações ficam armazenadas em um mesmo lugar. O banco de dados pode ficar hospedado em servidores que fazem backups diários, permitindo a constante atualização das tarefas executadas.
Mas, não é só isso. Conhecer o sistema a fundo permite analisar seus gaps e buscar a melhoria contínua de desempenho. Tais melhorias do sistema, e consequentemente da gestão, causam impactos positivos nas entregas ao cliente.
Em muitas empresas, o conhecimento superficial do sistema por seus usuários é um forte obstáculo na busca da máxima eficiência. Por outro lado, a eficiência do desempenho faz parte de um dos conjuntos de conceitos fundamentais para a excelência em gestão. Por isso, um dos grandes objetivos da integração dos sistemas é promover a melhoria de desempenho organizacional.
É preciso entender que eles funcionam como um meio para a gestão global da organização e que atinge diversas áreas, integrando-se fortemente ao planejamento e objetivos da empresa.
Benefícios da integração
Geralmente a necessidade de integrar um sistema se dá quando a situação foge do controle. Como estão programados os serviços da companhia? Quais contas o financeiro deve pagar daqui um mês? Qual a previsão de arrecadação para o próximo trimestre?
Essas são algumas perguntas que mostram que as informações da companhia estão se perdendo no meio do caminho e impedindo um planejamento estratégico sólido.
A integração dos sistemas geram diversas vantagens para a organização. Por isso, vamos citar cinco delas aqui.
1.Diminuição de retrabalhos e melhoria no controle dos processos
Há uma redução do retrabalho porque a informação flui através de todos os setores da empresa por meio do sistema. Assim, fica mais recursos humanos para outras tarefas.
Da mesma forma, os processos ficam suportados e controlados por ferramentas informatizadas. Isso acaba gerando uma melhoria no controle dos processos.
2. Confiabilidade das informações
Com o sistema integrado, não haverá mais manipulação de informações por diversos setores, o que aumenta a transparência e diminui a possibilidade de erros.
Além disso, o atendimento a legislações pode ser feito com mais segurança e validado antes da emissão para as instituições responsáveis.
3.Agilidade e otimização de processos
Como já falamos, as operações ficam mais ágeis. Gera-se velocidade nas operações e nos envios de dados, permitindo serem visualizados por todos na empresa.
E claro, com um sistema ágil, tem-se uma otimização nos processos e aumento na produtividade já que tudo pode ser acompanhado em um só local.
Além disso, a avaliação dos processos são baseadas em dados confiáveis e precisos e a tomada de decisões é suportada por informações concisas. Assim, as tarefas podem ser organizadas para atingir as metas propostas e garantir mais produtividade da empresa, qualidade dos produtos e até mesmo qualidade no relacionamento com os clientes.
4.Redução de custos e de erros
Um sistema integrado gera economia e reduz as perdas de uma maneira geral. Todas as atividades que não agregam valor ao produto final podem ser removidas dos processos por meio de análises dos dados coletados. Também são reduzidos erros de tarefas que anteriormente eram realizadas manualmente. Com tudo isso, o custo total de operação pode ser reduzido e investido em melhorias dentro da organização.
5.Extinção de diversos programas
Sua empresa não vai mais precisar de um programa para controlar cada operação, afinal, tudo estará em um só lugar. Além disso, a integração permite que o gestor possa visualizar o que é feito em cada departamento, possibilitando uma visão mais ampla e controle das tarefas.
Também há a possibilidade de emitir gráficos e relatórios dos setores ou processos. Isso reduz muito o tempo em que se gastaria para reunir informações e montar relatórios completos. Esse conjunto de possibilidades ajudam a fortalecer a imagem da empresa e aumentar a competitividade no mercado.
Assim como qualquer outra empresa, as companhias de saneamento acabam perdendo eficiência ao utilizar diversos programas para controlar suas operações.
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